Podcast #8: Cum sa iti scurtezi prezentarea

Te rog sa-ti imaginezi urmatoarea situatie:

Cineva te invita sa tii o prezentare.
Poate e vorba despre un eveniment, o conferinta, o intalnire cu elevi sau studenti, o sedinta la firma sau alt exemplu care iti trece prin minte.
Ti se spune clar CINE va fi publicul tau, CATI oameni vei avea in sala si care va fi tema.
Afli in timp util CAND are loc prezentarea, ca sa te poti pregati si UNDE o vei sustine.
Stii ca vei avea la dispozitie X minute. Astfel, stii cum sa iti structurezi eficient ideile.

Asadar, ai toate datele clare si sigure.
Stii CE prezinti, CUI, CAND si UNDE.
Prin urmare, accepti sa tii prezentarea si incepi sa te pregatesti cum scrie la carte.
Iti faci slide-uri, repeti si totul merge conform planului.
Ai sanse mari sa faci o prezentare wow.

Vine ziua cea mare.
Ajungi la locul prezentarii cu suficient de mult timp inainte, ca sa te obisnuiesti cu sala.
Totul merge conform planul, dar …

Organizatorul iti spune, relaxat si fara niciun stres, ca toata agenda evenimentului e data peste cap.
Mai precis, prezentarile anterioare au depasit timpul care le-a fost alocat, iar tu va trebui sa-ti faci discursul mai scurt.

Concret:
Aveai 15 minute, initial, dar va trebui sa vorbesti în 7.
Erai pregatit sa vorbesti 10 minute? Incearca sa te incadrezi in 5.
Stiai ca ai 5 minute la dispozitie plus Q&A? Ghinion. „Scoate-o” intr-un minut ca nu mai avem timp.

Putem sa continuam lista de situatii in care vii de acasa cu un „buget” de timp clar, dar afli la fata locului ca socotelile de acasa nu mai bat cu cele din targ.

Ce faci in astfel de situatii?

Iata 4 dintre cele mai comune „manevre” la care poti sa recurgi.
Din pacate, insa, toate vin la pachet cu dezavantaje.

1. Comprimi prezentarea

Totusi, cand afli atat de repede ca timpul s-a redus la jumatate sau un sfert, iar tu urmeaza sa „livrezi” in cateva minute, e cam greu sa decizi pe loc ce tai si ce lasi.
Risti sa pierzi idei importante sau chiar firul rosu al prezentarii.

2. Contramandezi prezentarea

Spui ca revii alta data, cand vei avea parte de timpul care ti s-a comunicat.
Ok, e o varianta. Totusi, daca-ti spun ca nu „da bine” sa procedezi asa, vei intelege de ce.

3. Nu tii cont de schimbarile care au aparut in ultimul moment

Te tii de timpul pe care stiai ca il ai la dispozitie.
Mai exact, mergi pe varianta cainii latra, caravana trece.
Daca planul tau e sa NU mai obtii invitatii pe viitor, asta ar putea fi chiar o strategie buna.

4. Faci scandal, dai cu pumnul in masa si le arati cine-i seful

Daca joci intr-o comedie s-ar putea sa functioneze si acest scenariu, dar in realitate nu ti-l recomand.

Probabil ca niciunui vorbitor in public nu-i face placere sa afle ca regulile jocului s-au schimbat din mers, mai ales atunci cand vine vorba de timpul pe care il are la dispozitie.

Cum poti sa iesi dintr-o asemenea incurcatura?

Raspunsul este simplu: tot prin pregatire.

Este adevarat ca situatia in care cineva iti scurteaza timpul cu forta este una neasteptata, dar tu poti sa o anticipezi si sa te pregatesti din timp pentru ea astfel incat nimic sa nu te ia prin surprindere.

Iata 3 tactici simple care te ajuta sa iesi onorabil din situatia in care timpul ti-a fost scurtat fara voia ta:

1. Imparte-ti prezentarea in mai multe sectiuni

Astfel, poti sa sari cu usurinta de la una la alta.
Concret, daca reusesti sa imparti prezentarea ta in multe bucati mici si independente, poti sa controlezi mai bine continutul ei.
Astfel, poti sa renunti la mai multe capitole fara ca firul ei rosu sa aiba de suferit.

2. Fa din timp un rezumat care surprinde esenta prezentarii tale intr-un minut.

Sa vorbesti mult e usor, dar sa spui totul in cateva minute e greu, atunci cand esti luat pe nepregatite.
Iata de ce, daca ai rezumatul pregatit si repetat, ai garantia ca poti sa spui esentialul si intr-un timp mai scurt.

3. Fa o versiune mai scurta a prezentării tale

O vei folosi in caz de urgenta.
Mai precis, daca lucrezi in PowerPoint sau Keynote, cauta sa ai la tine si o varianta cu mai putine slide-uri.
Instrumentul te va scapa de stresul de a decide pe loc ce pastrezi si ce scoti afara.
Stabileste din timp slide-urile pe care nu le consideri atat de relevante sau cele la care stii ca poti sa renunti si ascunde-le daca afli „in ajun” ca timpul tau a fost scurtat.

NU e usor sa reactionezi atunci cand afli pe ultima suta de metri ca timpul tau de prezentare a scazut semnificativ.

Totusi, situatia nu e o drama, ba dimpotriva. E chiar un avantaj.
Daca o anticipezi la timp, poti sa o transformi intr-un exercitiu care te va forta, poate, sa-ti structurezi ideile si mai bine.